ระบบจัดการเอกสาร (document management system) Alfresco ECM (enterprise content management) เก็บรักษาเอกสารสำคัญอย่างปลอดภัย พร้อมเรียกใช้ เหมือนอยู่ที่ปลายนิ้วของทีมงานทุกคนเสมอ

ใช้ Alfresco จัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ

Alfresco เป็นระบบเปิดสำหรับจัดการและประสานงานเอกสารที่สำคัญยิ่งยวดต่อทุกธุรกิจ ทำให้เวิร์กโฟลว์การเดินทางของเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติตามที่คุณกำหนด Alfresco จึงช่วยธุรกิจให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทุกวัน ผู้ใช้ในธุรกิจกว่า 7 ล้านคนทั่วโลกกำลังใช้ Alfresco จัดการเอกสารกว่า 4 พันล้านเอกสาร อย่างปลอดภัย

ใช้ง่ายที่สุดในโลก

ผู้ใช้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ง่ายดายจากทุกโอเอส ผ่านแชร์โฟลเดอร์ ผ่านเว็บ สมาร์ตโฟน และแทบเล็ต

ปลอดภัย

ผู้ใช้ทุกคนสามารถกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละไฟล์ ให้คนอื่นเห็น อ่าน ลบ แก้ไข ได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ หมดปัญหาไฟล์หายหรือไม่รู้ใครแก้

เจอเอกสารที่ต้องการเสมอ

เลิกหาไฟล์ไม่เจอ หาเอกสารเจอเสมอ ด้วยการจัดระบบแท็ก และค้นหาจากเนื้อหาไฟล์

จัดการเวอร์ชัน

จะแก้เอกสารไปกี่เวอร์ชันก็ยังเป็นไฟล์เดียว ที่ย้อนหลังเอาเวอร์ชันเก่าได้ทั้งหมด จบปัญหาไม่รู้ไฟล์ไหนล่าสุด

ปรับตามเวิร์กโฟลว์

ส่งเอกสารด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจน แทนที่จะต้องอีเมลไฟล์กันไปมา รู้เสมอว่างานถึงตรงไหนอยู่ที่ใคร

ทำงานรูทีนอัตโนมัติ

เลิกงานจัดการไฟล์ซ้ำแล้วซ้ำอีก ตั้งเงื่อนไขแล้วให้ Alfresco ทำงานแทนอัตโนมัติ

Alfresco Certified Administrator

จะใช้ Alfresco ในองค์กรคุณได้อย่างไร

  1. ติดตั้ง Alfresco ในเซิร์ฟเวอร์หรือ virtual machine ที่มีสเป็คเหมาะสม
  2. ปรับแต่งให้มีความเสถียรและปลอดภัย
  3. เซ็ตระบบ backup อัตโนมัติเนื่องจากคุณจะเก็บข้อมูลสำคัญไว้ใน Alfresco
  4. เซ็ตเครื่องมือมอนิเตอร์ระบบ Alfresco และ backup เพื่อรู้ปัญหาและความเสี่ยง
  5. เชื่อมต่อ Alfresco เข้ากับระบบ directory ขององค์กรเช่น Active Directory
  6. วางโครงสร้างการเก็บข้อมูล, permission ของผู้ใช้ และ rule ที่จะให้ทำงานอัตโนมัติ
  7. ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม
  8. อิมพลีเมนต์ workflow ตามโปรเซสการทำงานของผู้ใช้
  9. อบรมผู้ใช้เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้ Alfresco ได้อย่างรวดเร็วและเต็มประสิทธิภาพ
  10. ซับพอร์ตช่วยเหลือผู้ใช้เวลาติดปัญหา เพื่อลดอุปสรรคที่จะเกิดจากการใช้ระบบใหม่

ทั้งหมดคือสิ่งที่คุณสามารถใช้บริการจาก Osdev เพื่ออิมพลีเมนต์ Alfresco มาใช้ในองค์กรคุณได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

เมื่อคุณเก็บไฟล์ในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง: ตอนต้องใช้ไฟล์งานสำคัญ, ควานหาทีละโฟลเดอร์, ไม่เจอ, เมื่อตระหนักว่าไฟล์หายไปแล้ว, ตอนสงสัย “อย่าให้ใครรู้นะว่าใครลบ?”, เมื่อพบว่าตัวเองเป็นคนลบ, และเอาคืนไม่ได้!, เปลี่ยนมาเก็บไฟล์ใน Alfresco เถอะ!

องค์กรมักจะเก็บไฟล์เอกสารที่ทำงานร่วมกันใน shared drive หรือ file server ปัญหาคือการจัดการสิทธิ์ ถ้าบริษัทไม่ได้ใช้ AD (Active Directory) ผู้ใช้จะเผชิญกับความโกลาหลอยู่เสมอ เพราะใครแก้ใครลบไฟล์ใครก็ได้ แต่ถ้าใช้ AD ผู้ใช้ก็จะถูกจำกัดด้วยความซับซ้อน จนสุดท้ายไอทีต้องจัดการสิทธิ์ให้หมด

นอกจากเก็บไฟล์แล้ว file server ก็ไม่ช่วยอะไรอีกเลย อย่างเรื่องการจัดการ version และ workflow บริษัทขนาดใหญ่จึงมักจะลงทุนในระบบจัดการเอกสาร (ECM) อย่าง SharePoint ซึ่งดีมากแต่ก็แพงมากเช่นกัน และสะดวกเฉพาะคนที่ใช้ Windows บริษัทที่ใหญ่มากๆ อย่างธนาคารมักจะใช้ระบบ ECM ที่ดีขึ้นไปอีกอย่าง Documentum แต่ราคาไลเซนส์ทำให้ไม่คุ้มที่จะ deploy ทั้งองค์กร จึงมีเฉพาะบางคนที่ได้ใช้ ECM ส่วนที่เหลือก็ใช้ file server เหมือนเดิม

Osdev แนะนำให้ทุกองค์กรหันมาใช้ Alfresco ระบบจัดการเอกสารที่ง่ายที่สุดในโลก ความง่ายเป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะปัญหาใหญ่ของการ implement ระบบจัดการเอกสารคือทำอย่างไรให้ยูสเซอร์ยอมใช้ เพราะระบบอื่นทุกตัวใช้ยากเหมือนกันหมด จนหลายบริษัทติดตั้งแล้วไม่ค่อยมีคนใช้ระบบอยู่ดี ยังคงใช้ file server กันเหมือนเดิม

แต่ Alfresco ไม่เป็นแบบนั้น เพราะผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเข้าถึงไฟล์ผ่าน shared drive เหมือนเดิม แต่ไม่ใช่ shared drive ธรรมดา มีการบังคับสิทธิ์ต่างๆ ตั้งแต่ให้เห็นหรือไม่ จนถึงแก้ได้หรือไม่ รวมทั้งยังมี versioning, workflow และ automation ครบเหมือนระบบจัดการเอกสารราคาแพง นอกจาก shared drive แล้วผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงและควบคุมเอกสารผ่านเว็บ หรือแอปมือถือ/แทบเล็ต จากที่ไหนก็ได้

โมเดลเรื่องสิทธิ์ของ Alfresco เข้าใจง่าย เพราะเหมือนการ invite เพื่อนให้เข้ามามีสิทธิ์ในไฟล์ของตัวเอง เมื่อใช้ง่ายก็ทำให้ผู้ใช้ยอมทิ้ง file server มาใช้ Alfresco แทน เพราะตัวเองควบคุมสิทธิ์ต่างๆ ได้เองหมด การที่ผู้ใช้ self-service ได้ด้วย UI ที่ใช้ง่ายช่วยลดภาระของไอทีลงไปได้

Alfresco เหมาะสำหรับทุกบริษัทที่ต้องทำงานเอกสารร่วมกัน ซึ่งก็คือบริษัทส่วนใหญ่ โดยเฉพาะบริษัทที่เอกสารเป็นส่วนสำคัญในการทำงาน ลูกค้าเราจึงมีทั้งธนาคาร บริษัทที่ปรึกษา โรงงานขนาดใหญ่ ฯลฯ Alfresco เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส คุณสามารถให้เราติดตั้ง อบรมการใช้งาน ไปจนถึง implement เวิร์กโฟลว์ตามการทำงานของบริษัท